粤音院后勤〔2017〕30号

第一章 总 则

第一条 为加强我校采购项目档案管理，有效利用和保护采购档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》、《广东省政府采购项目档案管理暂行办法》及我校档案管理的有关规定，制定本规定。

第二条 本规定适用学校资产管理与招标采购中心对本部门经办的各类采购项目的档案管理。

招标采购中心对各类采购项目档案管理工作在业务上接受学校档案室的指导。

第二章 采购项目档案内容

第三条 本规定所称采购项目档案是指招标采购中心在组织、实施学校采购项目活动中形成的文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的记录。

采购项目档案包括：采购活动记录、采购申请、采购文件、投标及报价文件、评审标准、评审报告、定标或成交文件、会议记录、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定、特殊事项说明、批复文件及其他有关文件、资料。

采购活动记录至少应包括下列内容：

（一）采购项目类别、名称；

（二）采购项目预算、资金构成和合同价格；

（三）采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当注明原因；

（四）邀请和确定供应商的条件及办法；

（五）评审标准及确定中标、成交供应商的依据；

（六）废标的原因。

第四条 未中标或未成交的标书以及提交的其他报价文件等，不做档案保留，但须统一存放，定期按有关规定处理。

第五条 基建工程类项目档案主要由基建部门负责收集整理归档。

第三章 采购项目档案的管理

第六条 资产管理与招标采购中心设档案管理员负责管理部门各种工作档案及采购项目档案，部门全体人员均有保护各类工作档案的义务。

第七条 保存采购项目档案的门、柜、箱的钥匙由资产管理与招标采购中心档案管理员专人保管，档案管理员负责接收、保管、整理、立卷、装订采购项目档案并定期向学校档案室交接档案。

第八条 采购经办人应及时将采购项目档案移交给部门档案管理员。档案管理员依法依规做好学校各类采购项目档案管理工作，加强项目档案的立卷、归档、保管和销毁的管理，确保学校采购项目档案存放有序、查阅方便，严防毁损、散失。

第九条 采购经办人和档案管理员应根据具体采购方式，参照《星海音乐学院采购材料档目录》，建立采购项目档案。

采购项目档案文件、资料应采用标准A4纸记录和打印。工程项目的设计图纸可根据具体情况确定。

第十条 档案管理人员变更，应当编制档案移交清册，列明应当移交的档案名称、卷号、册数、起止年度等。

交接双方按照档案移交清册所列内容进行交接，交接完毕后，交接双方经办人应当在档案移交清册上签名并加盖部门公章。

第十一条 归档的采购项目档案要求材料完整齐全、分类准确、立卷合理。

第十二条 采购项目档案归档办法：

一、方法：采购项目档案按一事一卷的原则归档，各档案立卷按时间顺序排列，卷内文件按主次关系排列，正件在前，附件在后。卷目名称必须与采购项目名称一致。

为避免重复存放，同样的材料只存一份（有原件存原件，没有原件则存放加盖提交材料部门公章的复印件），并在相关的档案中留文字路标指示。

二、步骤：收集、整理、分类、立卷移交。

第十三条 采购项目档案未移交学校档案室前，无论部门内外人员需调阅档案的，档案管理员应监督办好调阅或借阅手续。

一、调阅采购项目档案的，应填写调阅登记表，注明查阅档案部门、人员、查阅档案名称、查阅时间、查阅事由、归还日期等；

二、因工作需要要求外带采购项目档案的，除填写调阅登记表外，还须办理档案外借手续，经部门领导签字同意方可借出。

阅档人对所借阅合同档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

第四章 采购项目档案保管的注意事项

第十四条 档案管理员要定期检查档案存放情况，注意防盗、防火、防潮、防虫、防鼠，有问题及时上报。

第十五条 档案进出应仔细清点和登记，办好移交手续，案卷阅后，应准确无误放回原处，对迟迟不交的档案要积极催交。

第十六条 严格执行保密制度，不得泄露机密。

第五章 附则

第十七条 档案管理员玩忽职守，致使档案遗失、损毁的，追究相关责任人的行政责任。

第十八条 本规定未尽事宜，参照国家和学校的相关规定。

第十九条 本规定由学校资产管理与招标采购中心负责解释。

第二十条 本规定自颁布之日起执行。

星海音乐学院采购材料归档目录

（校内招标类）

项目编号：

项目名称：

序号	材料名称	备注
1	购置申请材料（含用户需求书、立项文件等）
2	招标文件（经审核确认稿）
3	招标公告
4	报名登记表
5	评委抽取表
6	递交投标文件签到表
7	评委签到表
8	投标价格确认表
9	资格性与符合性审查表
10	资格性与符合性审查汇总表
11	价格得分表
12	商务及技术得分表
13	综合得分表
14	评审结果报告
15	中标人投标文件（正本）
16	中标公告
17	中标结果确认
18	中标通知书
19	正式合同
20	项目验收表

星海音乐学院采购材料归档目录

（校外招标类）

项目编号：

项目名称：

序号	材料名称	备注
1	购置申请材料（含用户需求书、立项文件等）
2	招标文件（经审核确认稿）
3	中标人投标文件
4	项目归档材料（由招标代理机构整理移交的）
5	正式合同
6	项目验收表